Модуль 3
Хранение документов
FileServer — основное место для рабочих документов
Модуль 3 · Слайд 2

Главное правило

Где должны храниться рабочие документы

Правило для работников

Рабочие документы подразделений и критически важная документация Организации хранятся на FileServer или в утверждённой корпоративной системе, если процесс ведётся в ней.

FileServer — рабочие документы
Битрикс24 — задачи и обращения
1С — учёт и документы по назначению
LIMS LabWare — данные испытаний
Модуль 3 · Слайд 3

FileServer и FileServer

Назначение серверов

FileServer — основное место хранения

Рабочие документы подразделений и критически важная документация Организации хранятся на FileServer.

FileServer — сервер для LIMS LabWare

FileServer используется для LIMS LabWare. На нём ведётся работа только с этой системой. На нём могут находиться:

  • документы по образцам;
  • документы с ЭЦП по протоколам;
  • материалы, связанные с LIMS LabWare и лабораторными испытаниями.

Важно

FileServer не является общей сетевой папкой и не предназначен для хранения документов подразделений. Документы отделов и критически важная документация хранятся на FileServer.

Модуль 3 · Слайд 4

Практический пример

Как правильно хранить документы

Правильно

  • Документ относится к подразделению → хранить в папке подразделения на FileServer или в утверждённой системе по процессу
  • Документа нет в нужной папке или нужен доступ → оформить заявку в ОАиЦ
  • Нужна новая папка → запросить через руководителя и ОАиЦ

Нельзя создавать альтернативные места хранения

  • Рабочий стол компьютера
  • Личная почта
  • Личное облако
  • Личная флешка
  • FileServer (если это не LIMS LabWare)
Модуль 3 · Слайд 5

Локальные файлы

Что делать с файлами на рабочем компьютере

Нельзя

Хранить единственную копию рабочего документа на рабочем столе, в «Загрузках», личной папке, личной почте, личном облаке или на личном носителе.

Допускается временно

Приборное ПО или рабочая программа может создать временный файл. После обработки результат должен быть перенесён на FileServer или оформлен в утверждённой системе.

Модуль 3 · Слайд 6

Типовые ошибки

Чего нельзя делать

Запрещено

  • использовать личные облака и личную почту;
  • хранить документы только на локальном компьютере;
  • использовать личные флешки без согласования;
  • переносить документы в папки с более широким доступом;
  • создавать неофициальные архивы.

Правильно

  • хранить документы на FileServer;
  • использовать 1С, Битрикс24 и LIMS LabWare по назначению;
  • проверять права доступа;
  • оформлять заявку, если нужна папка, доступ или восстановление файла.
Модуль 3 · Слайд 7

Куда обращаться

ОАиЦ — Отдел автоматизации и цифровизации
  • Главный офис — кабинет 101
  • Офис 2 — кабинеты 102
  • Кабинет 103 — начальник ОАиЦ
  • support@example.org
  • Битрикс24: «Техническая поддержка»
1 / 7
Организация · Курс ИБ · v2.4 · support@example.org