Главное
FileServer — основной файловый сервер Организация. На нём хранятся рабочие документы подразделений, нормативная документация, протоколы, отчёты и материалы, не относящиеся к LIMS LabWare и 1С.
Доступ к FileServer выдаётся по заявке через ОАиЦ. Самостоятельно создавать папки, удалять чужие файлы или выгружать массивы данных без согласования запрещено.
FileServer не заменяет Битрикс24 (задачи и обращения) и LIMS LabWare (данные по образцам и испытаниям). Для каждой системы — своё назначение.
1. Что такое FileServer
FileServer — внутренний файловый сервер Организации. Используется для хранения рабочих документов, которые требуют разграничения доступа по подразделениям и должны оставаться внутри корпоративной сети.
Что хранится на FileServer
- нормативная документация и стандарты;
- протоколы и отчёты подразделений;
- рабочие материалы проектов;
- документы, не входящие в контур 1С и LIMS LabWare;
- архивные материалы по завершённым задачам.
Что не хранится на FileServer
- данные по образцам и результаты испытаний — это LIMS LabWare;
- бухгалтерские и кадровые документы — это 1С;
- обращения Заказчиков и задачи — это Битрикс24;
- пароли, ключи, секреты — для этого есть отдельные защищённые хранилища.
2. Запрос доступа
Доступ к FileServer выдаётся по заявке через ОАиЦ. Доступ настраивается по подразделениям и ролям — каждому работнику открываются только те папки, которые нужны для работы.
Как запросить доступ
- Подать заявку в ОАиЦ: info@narvelium.ru, внутр. 205 (Главный офис), 112/137 (Офис 2), 216.
- Указать подразделение и перечень папок, необходимых для работы.
- Заявка согласовывается руководителем подразделения.
- Доступ выдаётся в течение одного рабочего дня после согласования.
Условия доступа
- доступ персональный, передавать учётную запись нельзя;
- при увольнении или переводе доступ закрывается автоматически;
- расширение доступа — отдельная заявка с обоснованием.
3. Структура папок
Структура FileServer построена по подразделениям и видам документов. Точное расположение согласовывается с руководителем подразделения и ОАиЦ.
Принципы структуры
- корневые папки соответствуют подразделениям;
- внутри — подпапки по направлениям и проектам;
- отдельные папки для нормативной документации и архивов;
- временные и рабочие материалы — в папке с пометкой Work или Draft.
Правила именования
- понятные русские или латинские названия без спецсимволов;
- дата в формате ГГГГ-ММ-ДД для версий и протоколов;
- версия документа указывается в имени: v1, v2, final;
- не использовать пробелы в начале имени и длинные пути.
4. Правила хранения файлов
Файлы на FileServer хранятся по утверждённой структуре. Личные файлы, установщики и временные материалы не должны размещаться в рабочих папках.
Что разрешено
- рабочие документы подразделения в соответствующей папке;
- версии документов с указанием даты и номера версии;
- архивные материалы по завершённым задачам в папке Архив.
Что запрещено
- хранить персональные данные вне утверждённых папок;
- размещать установочные файлы и личные архивы;
- копировать файлы в несколько папок без необходимости;
- оставлять черновики в корневых папках.
5. Резервное копирование
FileServer резервируется автоматически по расписанию, которое настраивает ОАиЦ. Резервные копии позволяют восстановить файлы при случайном удалении или повреждении.
Что важно знать
- резервирование выполняется автоматически, участие пользователя не требуется;
- восстановление файлов — по заявке в ОАиЦ;
- срок хранения резервных копий определяется политикой Организации;
- резерв не заменяет контроль версий: храните финальные версии отдельно.
Если вы случайно удалили файл — сообщите в ОАиЦ как можно скорее: чем раньше подана заявка, тем проще восстановить потерянные данные.
7. Безопасность и ограничения
- Не выгружать массивы данных с FileServer на внешние носители без согласования.
- Не передавать доступ к своим папкам другим работникам.
- Не открывать доступ к папкам из внешней сети без заявки в ОАиЦ.
- Не хранить на FileServer пароли, ключи и секреты.
- Персональные данные — только в утверждённых папках и по процессу.
- При увольнении или передаче обязанностей — передать файлы руководителю, а не копировать на личные носители.
8. Типовые ошибки
- Создали личную папку в корне сервера.
- Сохранили файл не в ту папку — его не нашли коллеги.
- Удалили чужой файл вместо перемещения.
- Сделали несколько копий одного документа в разных папках.
- Скопировали данные на личную флешку без согласования.
- Не подали заявку в ОАиЦ при потере файла и не получили восстановление.
- Открыли доступ к папке из внешней сети без заявки.
9. Частые вопросы
Можно ли хранить на FileServer личные файлы?
Нет. FileServer предназначен только для рабочих документов подразделений.
Куда писать, если нужен доступ к папке другого подразделения?
В ОАиЦ: info@narvelium.ru, внутр. доб. 101, доб. 102, 216. Доступ открывается после согласования с руководителем этого подразделения.
Как восстановить удалённый файл?
Подайте заявку в ОАиЦ с указанием пути к файлу и примерного времени удаления. Восстановление выполняется из резервной копии.
Можно ли подключить FileServer с домашнего компьютера?
Нет. Доступ к FileServer возможен только из корпоративной сети Организации.