← К курсу
Модуль 2 · Корпоративные системы Организации
Следующий модуль →
Модуль 2
Корпоративные системы Организации
Какие системы используются в работе и какие данные в них защищаются
Модуль 2 · Слайд 2

Битрикс24

Основная рабочая система для задач, обращений и коммуникаций

НазначениеБитрикс24

Кто работает: все подразделения
Битрикс24 используется для задач, обращений, рабочей переписки, уведомлений, заявок в ОАиЦ и обработки обращений Заказчиков через client@example.com. Входящие письма Заказчиков должны попадать в рабочий процесс: письмо → задача/обращение → поток → шаблон → результат.
⚠ Риски
  • Письмо Заказчика обработано вне потока
  • Ответ или файл направлен не тому адресату
  • Документ Заказчика отправлен в общий чат
  • Поручение осталось только в личной переписке

Правило

Любое обращение Заказчика должно быть отражено в Битрикс24 как задача или обращение. Личная переписка с Заказчиком вне системы не заменяет рабочий процесс.

Модуль 2 · Слайд 3

1С: Бухгалтерия

Бухгалтерский, налоговый и финансовый учёт

Назначение1С: Бухгалтерия

Кто работает: финансово-экономический отдел (ФЭО)
Ведение бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учёта, первичных документов, расчётов и отчётности.
⚠ Риски
  • Выгрузка данных без рабочей необходимости
  • Направление финансовых данных не тому адресату
  • Пересылка через личную почту или мессенджер
  • Работа под чужой учётной записью

✓ Правильно

  • Финансовые данные обрабатываются только в 1С
  • Выгрузка — только по рабочей необходимости и через корпоративные каналы
  • Доступ оформлен официально через заявку в ОАиЦ
Модуль 2 · Слайд 4

1С: ЗУП

Кадровые и зарплатные данные

Назначение1С: Зарплата и управление персоналом

Кто работает: отдел персонала, ФЭО по своему процессу
Хранение и обработка кадровых данных работников, сведений о зарплате, отпусках, приёме, переводе, увольнении и обучении.
⚠ Риски
  • Утечка персональных данных работников
  • Выгрузка списков работников на локальный компьютер
  • Размещение кадровых файлов в папке с широким доступом

✕ Категорически нельзя

Выгружать кадровые данные или сведения о зарплате на локальный компьютер, отправлять по личной почте или хранить в общедоступных папках. ПДн работников требуют соблюдения режима конфиденциальности.

Модуль 2 · Слайд 5

1С: Документооборот

Документы, согласование, исполнение, хранение

Назначение1С: Документооборот

Кто работает: администрация, служба качества, ОМТО, ОАиЦ, руководители и другие подразделения по процессам
Документы, согласование, исполнение и хранение. У каждого подразделения — свой набор документов и маршрутов.
⚠ Риски
  • Согласование без проверки содержания
  • Обход маршрута согласования
  • Использование устаревшей версии документа
  • Создание лишних копий вне системы

Правило маршрутов

Каждый документ проходит по утверждённому маршруту согласования. Не следует согласовывать документ «для скорости», не проверив содержание. Не создавайте бумажные или электронные копии вне системы — работайте с актуальной версией в 1С: Документооборот.

Модуль 2 · Слайд 6

FileServer

Основное место хранения рабочих документов подразделений

НазначениеFileServer

Кто работает: все подразделения в рамках своих прав доступа
FileServer — основное место хранения рабочих документов подразделений и критически важной документации Организации, если документ не ведётся в отдельной утверждённой системе по процессу. У каждого подразделения должны быть свои папки и корректные права доступа.

✓ Правильно

Рабочий документ хранится на FileServer в папке подразделения с корректными правами доступа. Если нужна папка или доступ — оформляется заявка в ОАиЦ.

✕ Неправильно

Рабочий документ хранится только на рабочем столе, в личной почте, личном облаке или в случайной общей папке без управления доступом.

⚠ Важно

Права доступа к папкам FileServer должны соответствовать рабочей необходимости. Если у вас есть доступ к папке, который вам не нужен — сообщите в ОАиЦ.

Модуль 2 · Слайд 7

LIMS LabWare и 1С: ЛИМС

Лабораторные информационные системы

ДействующаяLIMS LabWare (на FileServer)

Где: FileServer. Кто работает: испытательный центр и лаборатории по процессу
FileServer используется для работы с LIMS LabWare — текущей лабораторной информационной системой. На нём могут быть документы по образцам, документы с электронной подписью по протоколам и материалы, связанные с ЛИМС и лабораторными испытаниями.

⚠ Разделение

FileServer не является общей сетевой папкой для документов подразделений. Документы подразделений и критически важная документация Организации хранятся на FileServer или в утверждённой системе по процессу.

Внедряется1С: ЛИМС

Кто работает: испытательный центр, лаборатории, организационно-экспертные отделы после внедрения
Планируемый контур для процессов по образцам, испытаниям, результатам, статусам, протоколам, черновикам и данным Заказчиков. Это новая разработка, не заменяющая LIMS LabWare, а развивающая лабораторный контур.
⚠ Риски
  • Ошибочное изменение данных
  • Установка неверного статуса
  • Отправка неутверждённого протокола
  • Потеря прослеживаемости
Модуль 2 · Слайд 8

Стандартные образцы и техника безопасности

Учёт, прослеживаемость, инструктажи и допуски

НазначениеСтандартные образцы

Применение, сроки, остатки, движение и прослеживаемость стандартных образцов. Данные о стандартных образцах критически важны для достоверности результатов испытаний.
⚠ Риски
  • Использование неактуального или просроченного образца
  • Ошибка в учёте остатков
  • Потеря прослеживаемости движения образца

НазначениеТехника безопасности

Учёт инструктажей, допусков и проверок по охране труда и технике безопасности. Эти данные подтверждают безопасность работы и компетентность работников.
⚠ Риски
  • Некорректная фиксация инструктажа
  • Отсутствие подтверждения прохождения
  • Допуск работника без актуального инструктажа
Модуль 2 · Слайд 9

Сценарий: путь обращения Заказчика

Как данные проходят через системы
СЦЕНАРИЙ · Обращение Заказчика
Заказчик отправляет письмо на client@example.com. Письмо автоматически попадает в Битрикс24 и создаётся задача. Руководитель поручает задачу исполнителю. Исполнитель работает с образцом в LIMS LabWare на FileServer. Результаты испытаний заносятся в ЛИМС. По завершении формируется протокол, который согласовывается в 1С: Документооборот. Финансовые документы проводятся в 1С: Бухгалтерия. Все рабочие файлы хранятся на FileServer.
Один рабочий процесс проходит через 5 систем. Каждый переход данных между системами — точка контроля. Соблюдение правил на каждом этапе обеспечивает целостность и безопасность данных.

Вывод

Системы не изолированы — данные перемещаются между ними. Каждый работник должен понимать, в какой системе он работает, какие данные обрабатывает и какие правила действуют.

Модуль 2 · Слайд 10

Типичные ошибки при работе с системами

Чего нельзя делать

✕ Работа под чужой учётной записью

«Коллега ушёл, я быстро под его логином проверю.» — это нарушение. Каждый работает под своей учётной записью. Все действия в системе фиксируются на конкретного пользователя.

✕ Хранение данных не в той системе

Рабочие документы в личной папке, результаты испытаний в Битрикс24 вместо ЛИМС, кадровые данные на FileServer вместо 1С: ЗУП. Каждая система — для своего назначения.

✕ Использование FileServer как общей папки

FileServer — для LIMS LabWare. Не следует хранить на нём документы подразделений, не связанные с лабораторной деятельностью.

✕ Обход маршрута согласования

Согласовать документ «по дружбе», не проверяя содержание. Каждый участник маршрута несёт ответственность за проверку.

Модуль 2 · Слайд 11

Вопросы и ответы

Разбор типичных вопросов
— Чем отличается LIMS LabWare от 1С: ЛИМС?
LIMS LabWare — действующая лабораторная система на FileServer. 1С: ЛИМС — новая разрабатываемая система на платформе 1С. Это разные системы; 1С: ЛИМС не заменяет LIMS LabWare, а развивает лабораторный контур.
— Можно ли хранить рабочие документы на FileServer?
Нет. FileServer предназначен для работы с LIMS LabWare. Рабочие документы подразделений хранятся на FileServer или в утверждённой системе.
— Что делать, если письмо Заказчика пришло на личную почту?
Перенаправьте его на client@example.com или создайте обращение в Битрикс24. Обращения Заказчиков должны обрабатываться через корпоративный рабочий процесс, а не через личную переписку.
— У меня нет доступа к нужной системе. Что делать?
Оформить заявку. Согласуйте с руководителем и подайте заявку в ОАиЦ. Не просите коллег поделиться паролем или войти под их учёткой.
— Что делать, если у меня лишний доступ к папке?
Сообщите в ОАиЦ. Лишний доступ — это риск. Не открывайте и не копируйте документы без необходимости.
Модуль 2 · Слайд 12

Чек-лист: работа с корпоративными системами

Проверьте свои рабочие привычки
Модуль 2 · Слайд 13

Контакты ОАиЦ

Отдел автоматизации и связи

По всем вопросам доступа к корпоративным системам, настройки прав и инцидентам обращайтесь в Отдел автоматизации и связи:

  • 📍Главный офис — кабинет 205
  • 📍Офис 2 — кабинеты 112 / 137
  • 👤Кабинет 103 — начальник ОАиЦ
  • ✉️info@narvelium.ru
  • 💬Чат Битрикс24 — «Техническая поддержка»

Запомните

ОАиЦ — Отдел автоматизации и связи. При любой проблеме с корпоративными системами — обращайтесь. Не пытайтесь решать технические проблемы самостоятельно.

Модуль 2 · Слайд 14

Итоги модуля

Ключевые выводы

✓ Что запомнить

  • Организация использует несколько корпоративных систем: Битрикс24, 1С, LIMS LabWare, FileServer
  • Каждая система — для своего назначения. Не следует хранить данные не в той системе
  • FileServer — основное место хранения рабочих документов
  • FileServer — для LIMS LabWare, не для общих документов
  • LIMS LabWare — действующая система; 1С: ЛИМС — новая разработка
  • Каждый работник работает под своей учётной записью
  • Доступ оформляется через официальную заявку в ОАиЦ

Следующий модуль

В модуле 3 мы подробно разберём хранение документов на FileServer, правила работы с файлами и типичные ошибки.

1 / 14
Организация · Курс ИБ v2.4 · info@narvelium.ru