← К курсу
Модуль 3 · Хранение документов и работа с файлами
Следующий модуль →
Модуль 3
Хранение документов и работа с файлами
FileServer — основное место для рабочих документов Организации
Модуль 3 · Слайд 2

Главное правило

Где должны храниться рабочие документы

Правило для работников

Рабочие документы Организации хранятся на FileServer или в утверждённой корпоративной системе, если процесс ведётся в ней.

FileServer — рабочие документы
Битрикс24 — задачи и обращения
1С — учёт и документы по назначению
LIMS LabWare — данные испытаний

Почему это важно

Если документ хранится на FileServer, он защищён: его можно восстановить, у него есть версия, доступ к нему управляется. Если документ лежит только на рабочем столе или в личной почте — при сбое компьютера или увольнении работника документ может быть потерян безвозвратно.

Модуль 3 · Слайд 3

Где хранить рабочие документы

Утверждённое хранилище и «серые» места

✕ Нельзя

Рабочий стол, папка «Загрузки», личная папка, личная почта, личное облако, личный носитель, а также общая сетевая папка, не закреплённая за подразделением. Единственная копия документа вне утверждённой системы не резервируется и не версионируется.

✓ Правильно

Рабочие документы Организации хранятся на FileServer или в утверждённой корпоративной системе, если процесс ведётся в ней.

⚠ Почему это важно

Документ на FileServer защищён: есть версии, права доступа и резервное копирование. Копия вне утверждённой системы теряется вместе с компьютером или учётной записью и может стать доступной не тем людям.

Модуль 3 · Слайд 4

Локальные файлы

Что делать с файлами на рабочем компьютере

✕ Нельзя

Хранить единственную копию рабочего документа на рабочем столе, в «Загрузках», личной папке, личной почте, личном облаке или на личном носителе.

⚠ Допускается временно

Приборное ПО или рабочая программа может создать временный файл. После обработки результат должен быть перенесён или оформлен в утверждённой системе (FileServer, ЛИМС, 1С).

✓ Правильно

Создавайте документ сразу в нужной системе или переносите на FileServer сразу после завершения работы. Локальная копия — не основное место хранения.

Модуль 3 · Слайд 5

Типовые ошибки

Чего нельзя делать с файлами

✕ Запрещено

  • использовать личные облака и личную почту для рабочих документов;
  • хранить документы только на локальном компьютере;
  • использовать личные флешки без согласования;
  • переносить документы в папки с более широким доступом;
  • создавать неофициальные архивы;
  • хранить рабочие файлы в личных чатах Битрикс24.

✓ Правильно

  • хранить документы на FileServer в папке подразделения;
  • использовать 1С, Битрикс24 и ЛИМС по назначению;
  • проверять права доступа к папке;
  • оформлять заявку, если нужна папка, доступ или восстановление файла;
  • создавать рабочие задачи и обращения в Битрикс24, а не в личной переписке.
Модуль 3 · Слайд 6

Структура папок и права доступа

Как организовано хранение на FileServer

Организация хранения

У каждого подразделения на FileServer должны быть свои папки с корректными правами доступа. Права назначаются по принципу минимальной необходимости — работник имеет доступ только к тем папкам, которые нужны для его работы.

Принцип минимального доступа

Если для работы нужна одна папка — не следует открывать доступ ко всему разделу. Если доступ нужен на время — он должен быть ограничен по сроку.

⚠ Важно

Не копируйте документы в папки с более широким доступом, чем нужно. Если у вас есть доступ к папке, которая вам не нужна — сообщите в ОАиЦ.

Модуль 3 · Слайд 7

Доступа нет или доступ лишний

Как действовать

✓ Если нужен доступ

Обратиться к руководителю, обосновать рабочую необходимость и оформить заявку в ОАиЦ. Специалисты ОАиЦ настроят доступ и подтвердят готовность.

⚠ Если открыт лишний доступ

Не открывать и не копировать лишние документы без необходимости. Сообщить руководителю и в ОАиЦ.

Процесс оформления заявки

  • Согласуйте необходимость с непосредственным руководителем
  • Укажите, для какой задачи нужен доступ и к какой папке
  • Подайте заявку в ОАиЦ через Битрикс24 или info@narvelium.ru
  • Дождитесь подтверждения от специалистов ОАиЦ
Модуль 3 · Слайд 8

Сценарий: потеря документа

Что происходит, когда файл хранится неправильно
СЦЕНАРИЙ · Служба качества
Работник создал отчёт о внутреннем аудите и сохранил его на рабочем столе. Через неделю компьютер был передан другому работнику, профиль был очищен. Отчёт о внутреннем аудите потерян. Восстановить его невозможно — на FileServer его нет, в 1С: Документооборот он не создан.
Единственная копия документа на локальном компьютере — это потерянный документ. Если бы файл был сохранён на FileServer, его можно было бы восстановить.

✕ Ошибки в сценарии

  • Документ не сохранён на FileServer
  • Единственная копия — на локальном компьютере
  • Документ не оформлен в 1С: Документооборот

✓ Правильный подход

Сохранить отчёт на FileServer в папке Службы качества, затем оформить его в 1С: Документооборот по маршруту согласования.

Модуль 3 · Слайд 9

Версионность и копии

Как работать с версиями документов

Проблема множества копий

Когда документ хранится в нескольких местах — на рабочем столе, в почте, на флешке — невозможно определить, какая версия актуальна. Это приводит к ошибкам: работе с устаревшим документом, потере изменений, рассогласованию.

✕ Неправильно

  • «Отчёт_финал_версия3_последняя_реально.xlsx»
  • Хранение копий в почте, на флешке, на рабочем столе
  • Отправка документа из старой версии файла

✓ Правильно

  • Единственное место хранения — FileServer или 1С: Документооборот
  • Версии управляются в системе, а не в названии файла
  • Перед отправкой — проверить, что используете актуальную версию
  • Если нужна копия для работы — используйте рабочий процесс, а не личную папку
Модуль 3 · Слайд 10

Вопросы и ответы

Разбор типичных вопросов
— Можно ли хранить рабочие файлы на FileServer?
Нет. FileServer предназначен для LIMS LabWare. Рабочие документы подразделений хранятся на FileServer.
— Я случайно удалил файл с FileServer. Что делать?
Обратитесь в ОАиЦ. FileServer поддерживает восстановление файлов. Не пытайтесь восстанавливать файл самостоятельно. Чем раньше вы сообщите — тем проще восстановить.
— Можно ли отправить рабочий документ на личную почту, чтобы поработать дома?
Нет. Рабочие документы не должны покидать корпоративный контур. Если нужно работать удалённо — обратитесь к руководителю и в ОАиЦ для организации удалённого доступа.
— Коллега просит доступ к моей папке. Могу ли я открыть ему доступ?
Нет. Управление доступом — задача ОАиЦ. Коллега должен оформить заявку через руководителя. Вы можете рекомендовать открытие, но не настраивать его самостоятельно.
— Можно ли использовать Яндекс.Диск или Google Drive для рабочих файлов?
Нет. Личные облака не контролируются Организацией. Данные, загруженные в них, выходят из-под контроля и могут быть утрачены или скомпрометированы.
Модуль 3 · Слайд 11

Чек-лист: работа с файлами

Проверьте свои рабочие привычки
Модуль 3 · Слайд 12

Контакты ОАиЦ

Отдел автоматизации и связи

По всем вопросам хранения файлов, доступа к папкам и восстановления данных обращайтесь в Отдел автоматизации и связи:

  • 📍Главный офис — кабинет 205
  • 📍Офис 2 — кабинеты 112 / 137
  • 👤Кабинет 103 — начальник ОАиЦ
  • ✉️info@narvelium.ru
  • 💬Чат Битрикс24 — «Техническая поддержка»

Запомните

ОАиЦ — Отдел автоматизации и связи. При любой проблеме с файлами или доступом — обращайтесь. Не пытайтесь решить проблему самостоятельно.

Модуль 3 · Слайд 13

Итоги модуля

Ключевые выводы

✓ Что запомнить

  • Рабочие документы хранятся на FileServer или в утверждённой системе
  • FileServer — не для общих документов, а для LIMS LabWare
  • Единственная копия документа на локальном компьютере — это потерянный документ
  • Личные облака, личная почта, личные флешки — запрещены для рабочих файлов
  • Доступ к папкам оформляется через заявку в ОАиЦ
  • При случайном удалении файла — обращайтесь в ОАиЦ

Следующий модуль

В модуле 4 мы разберём правила работы с учётными записями, паролями и доступами к корпоративным системам.

1 / 13
Организация · Курс ИБ v2.4 · info@narvelium.ru