Персональные данные, документы заказчиков и результаты испытаний
Как обращаться с конфиденциальной информацией в Организации и не допустить утечки
Работники Организации ежедневно работают с тремя категориями информации, утечка которых может нанести ущерб работникам, заказчикам и самой организации. Каждая категория требует особого обращения.
ФИО, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса, телефоны работников и представителей заказчиков. Регулируются ФЗ-152 «О персональных данных».
Договоры, технические задания, спецификации, акты, счета. Коммерческая тайна и конфиденциальная информация контрагентов.
Протоколы, журналы, данные LIMS LabWare, отчёты. Это интеллектуальная собственность Организации и конфиденциальные данные заказчиков.
Утечка любой из этих категорий — это риск штрафов от Роскомнадзора (за ПДн), судебных исков от заказчиков (за документы), потери репутации и отзыва аккредитации. Для работника — дисциплинарная, административная и даже уголовная ответственность.
Любая информация, относящаяся к определённому физическому лицу — работнику, кандидату, представителю заказчика. По ФЗ-152 Организация является оператором ПДн и обязан обеспечивать их защиту.
| Категория ПДн | Примеры | Где хранится |
|---|---|---|
| Работники Организации | ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, образование | 1С (кадры), личные дела |
| Кандидаты | Резюме, анкеты, контакты | Битрикс24, 1С |
| Представители заказчиков | ФИО, должность, телефон, e-mail | Битрикс24, 1С |
| Контрагенты | ФИО руководителей, доверенности | 1С, FileServer |
Специальные категории ПДн — здоровье, судимость, национальность. Доступ к ним строго ограничен. Если вы обнаружили, что вам доступны ПДн, не нужные для работы, — сообщите в ОАиЦ, доступ будет скорректирован.
Отчёт по работникам формируется в 1С и хранится на FileServer в папке отдела кадров с ограниченным доступом. Для передачи руководству — отправить ссылку на файл в FileServer через Битрикс24 или корпоративную почту. Никаких личных флешек.
Организация работает с заказчиками по договорам. Договоры, технические задания, акты, спецификации содержат коммерческую тайну — цены, условия, объёмы работ. Утечка этих данных может привести к судебным искам и потере заказчика.
Скачивание договора на рабочий стол «чтобы быстро найти», пересылка ТЗ на личную почту, фотографирование спецификации на телефон для показа коллеге, обсуждение условий договора в лифте или курилке.
Протоколы испытаний, журналы регистрации, первичные записи, данные измерений, электронные данные приборов. Это интеллектуальная собственность Организации и конфиденциальная информация заказчиков. Стоимость одного протокола — это результат работы многих специалистов.
LIMS LabWare на FileServer — действующая система, в которой работают лаборатории прямо сейчас. 1С:ЛИМС — новая система в разработке. Это разные системы! Не путайте их при работе и не пытайтесь переносить данные между ними вручную.
Каждый работник имеет доступ только к тем данным и системам, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей. Если доступ не нужен — его не должно быть. Это не недоверие, это защита: меньше доступа — меньше риска.
| Система | Кто имеет доступ | Что доступно |
|---|---|---|
| 1С | Бухгалтерия, ФЭО, кадровики | Договоры, счета, ПДн работников |
| Битрикс24 | Все работники | Задачи, чаты, CRM |
| LIMS LabWare (FileServer) | Лаборатории, руководство | Протоколы, данные испытаний |
| FileServer | По подразделениям | Общие папки, архивные документы |
| client@example.com | ФЭО, назначенные работники | Заявки от заказчиков |
Сообщите в ОАиЦ (info@narvelium.ru, 205). Лишний доступ — лишняя ответственность. Если через ваш аккаунт утечут данные, к которым у вас не было служебной необходимости — отвечать будете вы.
Все работы с результатами испытаний — только в LIMS LabWare на FileServer через корпоративную сеть. Если нужно поработать удалённо — используйте корпоративный VPN и подключение к рабочему компьютеру. Никаких файлов на личных устройствах. Если не успеваете — сообщите руководителю, сроки согласуются, а утечка — нет.
Бумажные документы с ПДн, документами заказчиков или результатами испытаний — это носители конфиденциальной информации. Забытый на принтере документ — такая же утечка, как отправка файла на личную почту.
Документ на принтере «забыл забрать», копия договора в мусорной корзине, паспортные данные на стикере у монитора, протокол на подоконнике. Каждый такой случай — потенциальная утечка.
В конце рабочего дня на столе не должно быть конфиденциальных документов. Все бумаги — в шкафы и сейфы. Экран компьютера — заблокирован. Это правило обязательно для всех работников Организации.
| Канал | ПДн | Документы заказчиков | Результаты испытаний |
|---|---|---|---|
| Битрикс24 (задачи, чаты) | ✓ Да | ✓ Да | ⚠ Ограниченно |
| Корпоративная почта | ✓ Да | ✓ Да | ⚠ По согласованию |
| FileServer (папки) | ✓ Да | ✓ Да | ✓ Да |
| 1С | ✓ Да | ✓ Да | ✕ Нет |
| LIMS LabWare | ✕ Нет | ✕ Нет | ✓ Да |
| Личная почта / мессенджеры | ✕ Нет | ✕ Нет | ✕ Нет |
| Личные флешки / облако | ✕ Нет | ✕ Нет | ✕ Нет |
Передача данных внешним получателям (заказчикам, контролирующим органам) — только по согласованию с руководителем и через утверждённые каналы. Заказчики получают результаты через client@example.com или по каналам, прописанным в договоре. Не напрямую от лаборанта.
При любых вопросах по обработке ПДн, документов заказчиков или результатов испытаний, а также при подозрении на утечку — обращайтесь в Отдел автоматизации и связи (ОАиЦ):