Цель модуля
Научить работника отличать разрешённые внешние службы от недопустимых, правильно передавать данные и не создавать неучтённые каналы утечки.
Почему внешние сервисы — зона риска
Подключая внешнюю службу, компания передаёт данные за пределы своего контроля. Условия обработки, срок хранения, доступ сотрудников службы и защита канала — всё это перестаёт полностью зависеть от компании. Поэтому использование внешней службы — осознанное решение, а не личный выбор исполнителя.
Разрешённые и недопустимые сервисы
| Категория | Пример | Как использовать |
|---|---|---|
| Согласованные корпоративные службы | Официальное хранилище файлов, корпоративные задачи и переписка | Работать по установленному порядку, соблюдать правила доступа |
| Внешние службы, разрешённые для проекта | Средства разработки и проверок, согласованные письменно | Использовать только с обезличенными данными |
| Личные и бесплатные службы | Личное облако, случайные сервисы обмена файлами | Не использовать для рабочих данных |
| Неизвестные сервисы | Рекламные страницы, «конвертеры», расширения браузера | Не использовать и не устанавливать |
Правила передачи данных
- Передавайте данные только через согласованные службы и каналы.
- Не размещайте рабочие данные в личных хранилищах и личных учётных записях.
- Перед включением внешней службы уточните, куда уходят данные и согласовано ли это.
- Не устанавливайте расширения браузера и вспомогательные программы без согласования.
- Проверяйте, какие права запрашивает программа при установке.
- При окончании работ удаляйте копии данных из внешних служб.
Типовые ошибки
- Файл с данными заказчика передан через случайный сервис обмена файлами.
- Рабочая учётная запись зарегистрирована в личной службе для удобства.
- Расширение браузера получило доступ ко всем открытым страницам.
- Внешняя служба получила данные без согласования с ответственным.
- Копии данных остались в личном облаке после завершения работ.
- Бесплатная служба используется для обработки рабочих данных, поскольку «она удобнее».
Ответственность за выбор службы
Решение об использовании внешней службы принимает руководитель проекта вместе с ответственным за защиту данных, а фиксируется письменно. Если служба не согласована, работник не вправе передавать в неё рабочие данные, как бы удобна она ни была.
Проверочный список перед выходом на работу
- Для работы используются только согласованные службы.
- Рабочие данные не размещаются в личных хранилищах и учётных записях.
- Внешняя служба согласована письменно до передачи в неё данных.
- Расширения и вспомогательные программы установлены с согласования.
- Проверено, какие права запрашивает установленная программа.
- Копии данных удалены из внешних служб после завершения работ.
Вопросы для самопроверки
- Почему использование внешней службы — не личное дело исполнителя? Компания передаёт данные за пределы своего контроля, поэтому решение принимается и фиксируется письменно.
- Можно ли обрабатывать рабочие данные в бесплатной службе? Нет, если служба не согласована: бесплатность не является основанием для передачи данных.
- Что проверить у расширения браузера? Какие права оно запрашивает и действительно ли они нужны для заявленной функции.
Основание и что делать при сомнении
Модуль опирается на: Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 209, 214), ГОСТ Р 56939-2016.
Если ситуация не описана в модуле и вы не уверены в правильном действии, не принимайте решение самостоятельно: обратитесь к руководителю и в службу информационной безопасности до того, как выполнить операцию с данными или доступами.