Работа в медицинской информационной системе и с документами
Учётная запись как персональный доступ
Медицинская информационная система фиксирует, какой работник и когда открывал карту пациента. Учётная запись является персональной: передавать её коллегам нельзя даже на время отпуска или перерыва.
- используйте только свою учётную запись и сложный пароль;
- не записывайте пароль на стикер, приклеенный к монитору, и не храните его в общем файле;
- блокируйте рабочую станцию, отходя даже на короткое время;
- не оставляйте открытой карту пациента в конце смены.
Работа с бумажными документами
Бумажный документооборот сохраняется в регистратуре, приёмном отделении, лаборатории и стационаре. Медицинская карта, направления, результаты исследований и выписки содержат сведения, которые нужно защищать так же, как данные в системе.
- храните карты в закрытых шкафах и в помещениях, куда нет доступа посторонним;
- не оставляйте документы на подоконниках, в незапертых кабинетах и у постов, куда выходят пациенты;
- переносите документы по организации в закрытой папке или контейнере, а не открыто в руках;
- не оставляйте на рабочем месте черновики с данными пациентов после окончания смены.
Выдача выписок и копий
Выписки и копии медицинских документов выдаются по установленному в организации порядку и, как правило, по письменному заявлению пациента или его законного представителя. Перед выдачей проверяют документ, удостоверяющий личность, и сверяют данные.
Что проверить перед выдачей
- совпадают ли фамилия и данные документа с данными заявителя;
- есть ли заявление установленной формы;
- имеет ли право заявитель получать эти сведения;
- зарегистрирована ли выдача в журнале учёта.
Удаление и уничтожение носителей
Данные пациента нельзя просто выбросить в общий контейнер: их уничтожают способом, исключающим восстановление. Требование распространяется на черновики, бракованные распечатки, старые носители и записи с ошибками.
- бумажные носители уничтожают шредером или иным способом, исключающим прочтение;
- электронные носители передают ответственному работнику для гарантированного стирания;
- уничтожение фиксируют документально, если этого требует внутренний порядок;
- личные телефоны и флеш-накопители для хранения данных пациентов не используются.
Запрещено
Пересылать сведения пациента на личную почту, в личные мессенджеры, а также копировать карты на съёмные диски для работы вне организации.
Действия при обнаружении утечки
- прекратите работу с данным, которое стало доступно постороннему;
- немедленно сообщите руководителю и ответственному за обработку персональных данных;
- сохраните сведения о времени, обстоятельствах и круге лиц, получивших доступ;
- не пытайтесь самостоятельно скрыть или исправить ситуацию до уведомления руководителя.